TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Kelas : GX

Dosen : Elizabeth, S.Kom., M.M.

Anggota :
1. Karen Chaivia / 115130478
2. Sofie Susanto / 115130237
3. Levina Wijaya / 115130223

DEVELOPING BUSINESS / IT STRATEGIES

PLANNING FUNDAMENTALS 

Teknologi informasi telah menciptakan suatu pergeseran siklus di dalam perusahaan untuk tujuan berbisnis. Hanya mengetahui struktur dan arti penting e-bisnis tidaklah cukup. Tetapi harus menciptakan dan menerapkan juga suatu rencana tindakan yang mengijinkan untuk membuat hubungan suatu bisnis yang lama ke bisnis baru yaitu e-bisnis.

SCENARIO APPROACH  

Dalam scenario approach, para manajer dan para pihak perencana berpartisipasi dalam suatu latihan yang disebut microworld/virtual world. Microworld adalah sebuah simulasi dunia nyata dalam bentuk dunia kecil. Dalam microworld manajer dapat membuat, mencoba, dan mengevaluasi berbagai skenario tentang apa yang akan terjadi. 

Contoh : 

Perusahaan ingin mengasumsikan bagaimana kondisi bisnis 3-5 tahun yang akan datang dan peran IT di kemudian hari. Skenario alternatif dibuat oleh tim atau software (business simulation) dengan mengkombinasikan berbagai perkembangan, trend an faktor lingkungan (politik, sosial, business, dan teknologi) yang mungkin berpengaruh. 

ANALISIS SWOT  

Analisis SWOT adalah analisis kondisi internal maupun eksternal suatu organisasi yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk merancang strategi dan program kerja. Ada 2 faktor dalam analisis SWOT, yaitu :  

Faktor internal 

1. Strengths (Kekuatan)    

Merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.  

2. Weaknesses (Kelemahan)  

Merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

Faktor eksternal
1. Opportunities (Peluang)   

Merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.
2. Threats (Ancaman)
Merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. 

BALANCED SCORECARD  

Balanced Scorecard adalah suatu konsep untuk mengukur apakah aktivitas-aktivitas operasional suatu perusahaan dalam skala yang lebih kecil sejalan dengan sasaran yang lebih besar dalam hal visi dan strategi.
1. Perspektif pelanggan 

Menggunakan ukuran berapa “nilai” yang diberikan kepada pelanggan dilihat dari segi waktu, kualitas, performansi dan layanan, dan biaya. Contohnya ukuran kecepatan waktu mulai dari permintaan sampai dengan pengiriman sampai ditangan pelanggan
2. Perspektif internal  

Mengevaluasi apakah yang diharapkan pelanggan dapat terpenuhi melalui perbaikan proses di internal organisasi tersebut. Disini juga kita dapat mengukur tingkat keahlian dan produktifitas karyawan, kualitas yang dihasilkan oleh organisasi tersebut, dan atau sistem informasi yang baik yang berjalan dalam organisasi. 

3. Perspektif inovasi dan pembelajaran  

Diukur melalui peningkatan dan inovasi yang berkelanjutan terhadap produk-produk yang dimiliki. Kita harus garis bawahi bahwa produk disini tidak selamanya berupa barang, pelayanan dan hal-hal lain yang bersifat jasa pun adalah produk. Ukuran yang diberikan antara lain banyaknya produk-produk baru yang dihasilkan dan persentase keberhasilan penjualannya, tingkat penestrasi terhadap market baru, atau implementasi SCM (supply Chain Management), dll.  

4. Perspektif finansial 

Ukuran kinerja keuangan memberikan petunjuk apakah strategi perusahaan, implementasi, dan pelaksanaannya memberikan kontribusi atau tidak kepada peningkatan laba perusahaan. Tujuan keuangan biasanya berhubungan dengan profitabilitas, yang diukur misalnya oleh laba operasi, return on investmen, return on equity, economic value added.

Hal terpenting yang harus kita pahami adalah bagaimana suatu organisasi mendefinisikan apa yang ingin dicapai serta membuat ukurannya yang selanjutnya terus memonitor progres yang telah dicapai. Selanjutnya kita bisa melihat apakah tujuan kita akan tercapai atau tidak.

Langkah-langkah dalam balanced scorecard :
1. Menterjemahkan visi, misi dan strategi perusahaan. 

Untuk menentukan ukuran kinerja, visi organisasi dijabarkan dalam tujuan dan sasaran. Visi adalah gambaran kondisi yang akan diwujudkan oleh perusahaan di masa datang. Tujuan juga menjadi salah satu landasan bagi perumusan strategi untuk mewujudkannya. Dalam proses perencanaan strategik, tujuan ini kemudian dijabarkan dalam sasaran strategik dengan ukuran pencapaiannya.
2. Mengkomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis balanced scorecard.  

Dapat dilakukan dengan cara memperlihatkan kepada tiap karyawan apa yang dilakukan perusahaan untuk mencapai apa yang menjadi keinginan para pemegang saham dan konsumen. Hal ini bertujuan untuk mencapai kinerja karyawan yang baik. 

3. Merencanakan, menetapkan sasaran, menyelaraskan berbagai inisiatif rencana bisnis.  

Memungkinkan organisasi mengintegrasikan antara rencana bisnis dan rencana keuangan mereka. Balanced scorecard sebagai dasar untuk mengalokasikan sumber daya dan mengatur mana yang lebih penting untuk diprioritaskan, akan menggerakkan kearah tujuan jangka panjang perusahaan secara menyeluruh.

4. Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis  

Proses keempat ini akan memberikan strategis learning kepada perusahaan. Dengan balanced scorecard sebagai pusat sistem perusahaan, maka perusahaan melakukan monitoring terhadap apa yang telah dihasilkan perusahaan dalam jangka pendek.  

STRATEGIC MATRIX

1. Perbaikan Biaya dan Efisiensi 
Konektivitas eksternal dan internal yang rendah 
Jumlah yang rendah perusahaan, pelanggan, dan konektivitas pesaing dan penggunaan IT melalui internet dan jaringan lain 
Merekomendasikan - Gunakan internet sebagai cara cepat, murah untuk berkomunikasi dan berinteraksi dengan orang lain.Jadi, Fokus pada peningkatan efisiensi dan menurunkan biaya dengan menggunakan internet dan World Wide Web Sebagai cara yang cepat, murah untuk berkomunikasi dan berinteraksi dengan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis. 
Contohnya: Penggunaan Email, sistem chat, diskusi kelompok, dan situs Web perusahaan untuk peningkatan efisiensi dan menurunkan biaya

2. Peningkatan Kinerja Efektivitas
Konektivitas internal tinggi tetapi konektivitas eksternal rendah 
Sebuah perusahaan memiliki tingkat tinggi konektivitas internal dan tekanan untuk secara substansial meningkatkan proses bisnis, tetapi konektivitas eksternal dengan pelanggan dan pesaing masih rendah
Merekomendasikan - Peningkatan penggunaan intranet dan extranet 
Jadi, dalam hal ini perusahaan harus Melakukan perbaikan besar dalam efektivitas bisnis. 
Contohnya: Memperluas penggunaan internal teknologi berbasis internet seperti intranet secara substansial dapat meningkatkan berbagai informasi dan kolaborasi dalam bisnis dan dengan mitra dagangnya

STRATEGIC STRATEGIES
 Penetrasi Pasar Global
· Konektivitas eksternal tinggi tetapi konektivitas internal rendah
Sebuah perusahaan yang termasuk disini harus memanfaatkan tingkat tinggi pelanggan dan pesaing konektivitas dan juga penggunaan IT
· Bermodalkan dengan situs e-commerce dengan menggunakan layanan informasi nilai tambah dan dukungan pelanggan online yang luas Dengan mengembangkan E-bisnis dan aplikasi E-commerce untuk mengoptimalkan interaksi dengan pelanggan dan membangun pangsa pasar 
Contohnya: Website E-commerce dengan layanan informasi nilai tambah dan dukungan pelanggan online yang luas

Transformasi Produk dan Jasa
· Konektivitas internal dan eksternal yang tinggi  
Teknologi berbasis Internet, termasuk situs E-commerce, Intranet E-bisnis dan extranet, harus dilaksanakan seluruh operasi perusahaan dan hubungan bisnis
· Mengembangkan dan menyebarkan Produk berbasis internet dan layanan baru yang strategis di pasar 
Contohnya: penggunaan Internet untuk perdagangan elektronik, proses transaksi dengan pelanggan di Website perusahaan, lelang E-commerce dan pertukaran bagi pemasok  

E-Business Strategy Examples
1. Market creator
Strategi penggunaan internet untuk mendefinisikan pasar baru dengan mengidentifikasi suatu kebutuhan konsumen secara unik. Strategi ini mengharuskan Anda untuk memasuki pasar yang pertama dan mempertahankan persaingan ke depan dengan melakukan inovasi secara terus-menerus. Contoh : amazon.com Untuk menciptakan pasar baru, kadangkalan Amazon.com rela untuk rugi lebih dahulu demi untuk meraih posisi pasar yang kuat dan keuntungan dalam jangka panjang. Amazon.com merupakan perusahaan yang menggunakan market creator strategy dengan cara mengidentifikase database dan pengiriman sebagai kompetensi ini dan merancang web Amazon.com dengan kecepatan proses browsing dan order produk serta menggabungkan efisiensi, potongan harga dan pelayanan yang bersifat personal.
2. Channel reconfiguration
 Strategi penggunaan internet sebagai saluran baru untuk langsung mengakses pelanggan secara langsung, melakukan penjualan, serta memenuhi pesanan.Contoh : DELL  
3. Transaction Intermediary 
Strategi penggunaan internet untuk proses pembelian. Strategi ini meliputi proses end-to-end dari pencarian, pembandingan, pemilihan dan permainan secara online. 
Contoh : eBay dan Microsoft ExpediaeBay dahulu hanyalah lelang di internet, tetapi sekarang berbagai produk dijual. Bahkan beberapa fasilitas ditambahkan, misalnya PayPal, yang memungkinkan individu atau perusahaan membayar secara online. Fasilitas Skype yang memungkinkan berkomunikasi suara dan video secara gratis antara pengguna yang menggunakan perangkat lunak Skype. Shopping.com sebagai fasilitas yang memungkinkan pengguna membandingkan harga dalam berbelanja. Rent.com merupakan fasilitas yang melayani sewa apartemen di Amerika Serikat dan melintas ke negara lain. Online Clasified dirancang untuk orang-orang saling bertemu, saling bertukar ide, saling berbisnis pada tingkat lokal. 
4. Infomediary
Penggunaan internet yang menyediakan informasi khusus atas nama produsen barang dan jasa dan pelanggan potensial mereka menggunakan Internet untuk mengurangi biaya pencarian. 
5. Self-Service Innovator
Penggunaan internet dengan menyediakan rangkaian layanan lengkap yang pelanggan dan karyawan dapat menggunakan secara langsung
6. Supply Chain Innovator
Menggunakan Internet untuk merampingkan interaksi rantai pasokan
7. Channel Mastery
Menggunakan Internet sebagai saluran penjualan dan layanan
 
TANTANGAN IMPLEMENTASI 
Implementasi : 
1. Lakukan apa yang Anda rencanakan untuk dilakukan 
2. Keterampilan penting bagi manajer

• Implementasi merupakan tanggung jawab manajerial yang penting.
• Implementasi melakukan apa yang di rencanakan untuk dilakukan.
• Implementasi dapat dilihat sebagai proses untuk melaksanakan rencana perubahan strategi bisnis / TI dan aplikasi yang dikembangkan dalam proses perencanaan. 

Banyak perusahaan yang baik di perencanaan :
1.  Beberapa pandai melaksanakan rencana
2. Bahkan jika manajemen senior secara konsisten mengidentifikasi e-bisnis sebagai daerah kesempatan besar dan kebutuhan kritis

IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI
Perkembangan yang telah dihasilkan :
1. Rekayasa ulang proses bisnis
Pemikiran kembali atau ulang secara fundamental serta perancangan kembali pada proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya yang tersedia pada organisasi.
2. ERP (Enterprise Resources Planning) system
Sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.

3. Y2K compliance
Y2K atau biasa disebut dengan Year Two Kilo merupakan kesalahan perhitungan oleh komputer pada sistem dokumentasi digital yang disebabkan oleh penggunaan sistem penanggalan tahun yang menggunakan dua digit, dengan asumsi kedua digit pertama adalah "19". Hal ini dilakukan pada tahun 1960-an, ketika komputer generasi awal dikembangkan dengan tujuan untuk menghemat media penyimpan. Ketika tahun 2000 tiba, maka komputer akan membaca perubahan tanggal dari 31 Desember 1999 menjadi 1 Januari 1900.
4.Shared Service Center
Shared Service adalah konsolidasi pengadaan sebuah instansi, keuangan dan sistem sumber daya manusia ke dalam satu produk yang menyediakan keseluruhan kerangka sistem untuk bagaimana melaksanakan dan mengelola layanan ini. 
5. Just in time manufaktur
JIT (just-in-time) adalah suatu sistem yang memusatkan pada eliminasi aktivitas pemborosan dengan cara memproduksi produk sesuai dengan permintaan konsumen dan hanya membeli bahan sesuai dengan kebutuhan produksi. 
6. Sales force automation
Sales Force Automation (SFA) adalah aplikasi berbasis web yang memfasilitasi komunikasi dan informasi dari setiap Tenaga Pemasaran. Dengan menggunakan SFA, Tenaga Pemasaran dapat mengakses informasi terkait agensi dari mana saja dan kapan saja! Alat ini didedikasikan agar para Tenaga Pemasaran dapat meningkatkan efisiensi dan profesionalisme dalam melakukan aktivitas penjualan.
7. Kontrak manufaktur
Contract Manufacturing atau lebih dikenal dengan “makloon” adalah kerjasama yang dilakukan oleh brand owner dan manufacturer dalam memproduksi suatu produk.  
8. Pengenalan mata uang Euro
9. E-bisnis
E-business adalah kegiatan bisnis yang dilakukan secara otomatis dengan memanfaatkan teknologi elektronik seperti komputer dan internet. E-business memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal secara lebih efisien dan fleksibel

END USER RESISTANCE AND INVOLVEMENT
Perubahan menghasilkan resistensi, contoh:
1. Customer Relationship Management (CRM)
2. Knowledge Management Systems (KM)

Kegagalan CRM
Tingkat kegagalan CRM hingga mencapai 75%, penyebab kegagalannya yaitu :
- Masalah otomasi tenaga penjualan
- Masalah budaya belum terselesaikan
- Ketakutan dan pertahanan staff penjualan  

KEYS TO SOLVING END USER RESISTANCE
1.Menciptakan hubungan dan memahami situasi pengguna akhir.
2.Memberikan pendidikan dan pelatihan.
3.Membutuhkan keterlibatan dan komitmen akhir-pengguna, manajemen puncak, semua pemangku kepentingan.
4.Menghilangkan frustrasi dan ketidaknyamanan.
— 
MANAJEMEN PERUBAHAN PROGRAM
1. Mengembangkan rencana tindakan perubahan.
2. Menetapkan manajer sebagai sponsor perubahan.
3. Mengembangkan tim perubahan karyawan.
4. Mendorong komunikasi terbuka dan umpan balik tentang perubahan organisasi.  

CHANGE MANAGEMENT TACTICS  

Beberapa taktik utama yang direkomendasikan oleh para ahli perubahan adalah :
1. Libatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan bisnis/TI dan pengembangan aplikasi.
2. Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya.
3. Beritahukan kesetiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi.
4. Berikan insentif keuangan dan pengakuan.
5. Bekerjalah didalam budaya perusahaan, bukan disekitarnya.